Cette année encore, Davin SA est sponsor officiel de l'Ethias Tropy, mais également fournisseur des multifonctions ainsi que du système d'archivage électronique.

Découvrez le témoignage de Gaetan Jacquemin, manager du tournoi.

 

« C’est comme l’armoire commune, c’est un échange, tout le monde sait que toute l’information se trouve là ! »

Le Défi :

L’échange et la recherche des informations quand on travaille sur des sites distincts.

L’organisation et la vitesse de traitement des informations sont des points essentiels dans l’organisation d’un grand événement.

Nous avons interrogé à ce sujet Mr Gaëtan Jacquemin, manager du tournoi de tennis  Ethias Trophy.

Mr Jacquemin, pourriez-vous vous présenter brièvement ainsi que votre fonction au sein de l’organisation de tournoi :

Je suis Gaëtan Jacquemin, manager du tournoi de tennis  Ethias Trophy.

L'Ethias Trophy est le plus grand tournoi ATP en Belgique, tournoi officiel avec des règles officielles à respecter. C'est un  projet que je gère depuis 6 ans. Le tournoi a 8 ans, je suis arrivé un peu en cours de projet. C'est le tournoi qui a duré le plus longtemps en Belgique. C'est un tournoi de renom, qui a une bonne place sur le circuit ATP et qui est vraiment reconnu.Mon rôle est en fait de coordonner l'ensemble du projet, tant dans la recherche du financement, dans la construction du budget, dans les aspects de communication que dans tout ce qui est montage, plan de communication. Mon rôle est de coordonner tous les acteurs qui sont sur le projet.

 

 

C'est une équipe de 2 ou 3 personnes qui travaillent toute l'année sur ce projet, en essayant de penser à la façon dont ça va se développer. Au fur et à mesure, l'équipe s'étoffe pour arriver à environ 250 personnes qui vont travailler sur une semaine (au moment de l’événement).

Pour vous quels sont les grands changements qu’ IndexPlus a pu amener à votre façon de travailler ?

Avant, nous avions des difficultés pour avoir accès à l’information.
En effet, nous réalisons constamment des achats, et ces achats doivent passer par plusieurs postes afin d’être contrôlés et validés.
Le contrôle de ces achats était un véritable casse-tête, les bons de commande se trouvant sur un site, les factures arrivant sur un autre, …

Maintenant tout arrive sur le même site, il suffit juste de mettre les documents dans le scanner de la machine et quelques instants plus tard tout le monde à accès à la bonne information.

Auparavant, quand nous devions  concevoir les budgets, nous n’avions pas accès à tous ces différents documents, et nous devions aller consulter la paperasse sur un autre site. Maintenant tout est dans IndexPlus, et nous pouvons consulter les bons documents quand on veut et d’où on veut.

Donc le partage d’informations était vraiment une grosse difficulté pour vous précédemment . Qu’est ce qu’ IndexPlus (système d’archivage électronique) à pu vous apporter à ce sujet ?

L’utilité de ce système : comme nous sommes une équipe d’indépendants, nous travaillons 12 mois ensemble, mais sans nous voir. IndexPlus est donc devenu « l’armoire de classement » de tout le monde, c’est un échange, tout le monde sait que toute l’information se trouve là !

IndexPlus permet également de voir l’état d’avancement. Tous les fichiers, les budgets, …sont répertoriés par date et cela nous permet de pouvoir accéder au bureau de n’importe quel endroit, c’est comme un bureau à côté de nous en permanence.

L’un des grands avantages du système, est également son module de recherche. En effet nous travaillons à plusieurs dans ce système, et tout le monde n’a pas la même logique de classement. Mais grâce au moteur de recherche on trouve toujours la bonne info rapidement !

A terme, nous aimerions créer un login à nos différents interlocuteurs tels que nos fournisseurs, la presse, …  afin qu’eux aussi puissent venir chercher les informations auxquelles ils ont droits grâce à la gestion des droits d’accès.

Pour résumer, vos soucis auparavant étaient le partage et l’accès à l’information ainsi que l’organisation de celle-ci . Mais également les pertes de temps liées à cette recherche.
Peut-on dire aujourd’hui qu’IndexPlus a rempli son rôle ?

 

Oui pleinement, en effet, j’avais déjà cherché avant IndexPlus une solution qui aurait pu répondre à cela, mais à force de chercher, je croyais que ces problèmes resteraient permanents.

Aujourd’hui je peux me concentrer beaucoup plus sur mon activité, car je n’ai plus a me préoccuper de ce genre de soucis.

Si vous deviez classer les avantages d’IndexPlus dans un ordre croissant, quel serait votre classement ?

              L’accessibilité, c’est mon bureau à côté de moi en permanence, et tout ce qui en découle, gain de temps, facilité d’utilisation, …

C’est un excellent outil de recherche

 Facilité de déploiement.

 L’aspect écologique. En effet, cela permet d’économiser pas mal de papier et de déplacements.

Monsieur Jacquemin, une dernière question : Quel est le retour  que vous avez des différentsutilisateurs ?

Ce qui est bien c'est que les différents utilisateurs ne donnent pas d'écho car cet outil est comme leur téléphone ou leur ordinateur, c'est devenu un outil indispensable. Ils ne se posent pas de question par rapport à cela.

 

http://www.ethiastrophy.be

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